Zadanie
Zadanie zákazníka bolo jednoduché, cesta k riešeniu už zložitejšia. Prišli sme do prostredia, kde kľúčové údaje boli prirodzene uložené v tradičnom ERP systéme so zhruba 2500 tabuľkami.
Dôležitou súčasťou pravidelného (raz mesačne manuálne pripravovaného) reportu pre obchodný tím sú aj údaje o kategorizácii sortimentu, uložené v lokálnom Microsoft Excel súbore.
Analýza
Po analýze situácie a prostredia sme rozhodli, že optimálnym bude riešenie, v ktorom ARS pripojíme ku kópii produkčnej databázy. Dôvodom boli licenčné obmedzenia. Obnovu kópie produkčnej databázy zo zálohy realizujeme po dohode so zákazníkom raz denne. XLSX súbor je uložený na sieťovom disku tak, aby k nemu mali prístup pracovníci zákazníka a rovnako tak aj ARS.
V okamihu, keď sa zmení obsah súboru, náš systém automaticky nahrá obsah súboru a vyťaží z neho obsah. Pri každej zmene zdrojových údajov, t.j. po obnove databázy, resp. pri zmene obsahu XLSX, systém automaticky pregeneruje reporty aktuálneho a predchádzajúceho
mesiaca.
Ako bonus sme implementovali procedúru, ktorá účtovné dáta predtým, ako sú finálne pripravené pre zobrazenie upravuje, aby reportované výsledky neobsahovali prepravné náklady na dodávku výrobkov zákazníkovi.
Pri niektorých vystavených faktúrach sú vo finálnej cene výrobku započítané prepravné náklady. Pre účely vyhodnotenia výnosov za výrobky je preto dôležité tieto náklady očistiť. V kontexte danej úlohy bolo efektívnejšie korekcie započítať na úrovni ARS než prestavovať spôsob fakturácie, resp. vstupovať do zmluvne dohodnutých metód fakturácie.
Týmto spôsobom je zabezpečené, že údaje v dashboardoch sú relevantné a porovnanie výnosov medzi zákazníkmi, podľa sortimentu a pod. je vecne správne.
Ako fungoval klient skôr?
Raz mesačne pracovník ekonomického oddelenia pripravil report ako syntézu údajov z fakturácie a hlavnej knihy doplnený o doplnkové údaje o sortimente, ktoré neboli dostupné v ERP, ale v lokálnom XLSX súbore.
Reporty boli ukladané na sieťový disk.
Ako funguje nasadenie nášho riešenia:
Dáta z ERP sťahujeme prostredníctvom ARS, aktualizované sú raz denne.
Dáta z lokálneho XLSX súboru sú naimportované v tom okamihu, v ktorom je súbor na sieťovom disku aktualizovaný.
Raz denne aktualizujeme report aktuálneho a predchádzajúceho mesiaca.
Výsledkom je automaticky generovaný, vždy čerstvý report pre obchodný tím. Prístupný je cez Business Intelligence nástroj, v ktorom si ho môže pozrieť ktorýkoľvek oprávnený pracovník na počítači / tablete / mobile. Údaje, dotazy, reporty si môžu upravovať do ľubovoľnej podoby. Do procesu prípravy reportov nevstupuje pracovník zákazníka, systém je úplne autonómny, údaje sú aktualizované denne.
Koncový používateľ, obchodník, sa v BI nástroji obsluhuje sám, nie je odkázaný na fixný XLSX súbor.
Prečo si vybrať naše riešenia ?
Automatizácia a úspora času
Pomáhame eliminovať manuálnu prácu, automatizujeme zber dát a aktualizáciu reportov, čím znižujeme záťaž na zamestnancov a zvyšujeme presnosť údajov.
Flexibilné a prispôsobené riešenia
Každé naše riešenie je šité na mieru konkrétnym potrebám klienta, čo nám umožňuje prinášať maximálnu hodnotu bez potreby investícií do nových systémov.
Integrácia bez kompromisov
Dokážeme prepojiť rôzne zdroje údajov, či už sú v ERP systémoch, cloude alebo lokálnych súboroch a vytvoriť z nich homogénny dátový systém pre lepšie rozhodovanie.